1. Introducción
La Gobernación del Quindío, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales, adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, aplicable al tratamiento de la información recolectada a través de su página web institucional y demás canales digitales.
El objetivo es garantizar el derecho constitucional al habeas data, así como la protección de la privacidad, la seguridad y la adecuada gestión de los datos personales de los ciudadanos que interactúan con los servicios digitales del Gobierno del Quindío.
2. Responsable del Tratamiento de Datos
- Nombre: Gobernación del Quindío
- NIT: 890.000.157-6
- Dirección: Carrera 14 No. 23–20, Edificio CAD, Armenia – Quindío
- Teléfono: +57 (606) 741 7700
- Correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Área responsable: Dirección de Gobierno Digital / Oficina TIC
3. Datos personales objeto de tratamiento
3.1 Datos personales generales
- Nombre, apellidos
- Tipo y número de identificación
- Teléfono, correo electrónico, dirección
- Información de contacto para trámites y notificaciones
3.2 Datos asociados a servicios digitales
- Datos de autenticación (usuario, contraseña cifrada)
- Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo
- Logs de actividad, páginas visitadas, búsquedas realizadas
- Preferencias de uso del portal
3.3 Datos sensibles
Solo se recolectarán datos sensibles cuando:
- Sea indispensable para el trámite específico
- El titular otorgue autorización expresa
3.4 Datos de menores de edad
Solo serán tratados cuando:
- Responda al interés superior del menor
- Exista autorización verificable de padres o tutores
4. Finalidades del tratamiento
4.1 Finalidades institucionales
- Gestionar trámites, solicitudes, PQRS y servicios ofrecidos por la Gobernación.
- Registrar usuarios para acceso a servicios digitales.
- Gestionar notificaciones institucionales y comunicados oficiales.
- Realizar seguimiento a peticiones y trámites iniciados por el ciudadano.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
4.2 Finalidades tecnológicas y de seguridad
- Mejorar la experiencia del usuario en el portal.
- Analizar métricas de uso, tráfico y rendimiento.
- Detectar y prevenir incidentes de seguridad informática.
- Implementar mecanismos de autenticación y control de acceso.
4.3 Finalidades de Gobierno Digital
- Desarrollar estadísticas de uso de servicios digitales.
- Implementar analítica de datos para optimización de procesos.
- Atender requerimientos de políticas de Gobierno Digital del MinTIC.
4.4 Finalidades asociadas a cookies
- Mantener la sesión activa del usuario.
- Almacenar preferencias de visualización.
- Optimizar tiempos de carga y experiencia de navegación.
5. Autorización del titular
La autorización podrá otorgarse mediante:
- Formularios electrónicos de registro del portal
- Aceptación digital de términos y condiciones
- Diligenciamiento de trámites o PQRS
- Mecanismos equivalentes con trazabilidad
Sin autorización, no se realizará tratamiento de datos salvo excepciones legales.
6. Derechos de los Titulares (ARCO)
- Conocer los datos tratados.
- Actualizar y rectificar la información.
- Solicitar la supresión cuando aplique.
- Revocar la autorización.
- Presentar consultas o reclamos.
- Radicar quejas ante la SIC.
6.1 Procedimiento de Consultas
Tiempo de respuesta: 10 días hábiles.
6.2 Procedimiento de Reclamos
Tiempo de respuesta: 15 días hábiles, prorrogable 8 días adicionales.
Correo para ejercer derechos: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
7. Deberes de la Gobernación del Quindío
- Garantizar acceso seguro y restringido.
- Implementar medidas de seguridad según MSPI, ISO 27001 y MinTIC.
- Usar la información de manera veraz y pertinente.
- Actualizar datos cuando corresponda.
- Inscribir y mantener bases de datos en el RNBD.
8. Deberes de los usuarios
- Suministrar información veraz y completa.
- Proteger sus credenciales.
- Usar el portal conforme a la ley.
- Notificar incidentes de seguridad.
9. Confidencialidad y acceso
Los datos no serán revelados salvo:
- Autorización del titular.
- Orden judicial o legal.
- Requerimientos de organismos de control.
- Transmisiones con proveedores autorizados.
10. Transferencias y transmisiones
El tratamiento con proveedores tecnológicos se realizará mediante:
- Contratos de transmisión de datos
- Cláusulas de confidencialidad
- Niveles adecuados de protección
11. Seguridad de la información
- Controles técnicos, administrativos y físicos.
- MSPI, ISO 27001, NTC–ISO 27701.
- Gestión de incidentes y continuidad del servicio.
12. Conservación de la información
- Durante el tiempo necesario para la finalidad.
- Según tablas de retención documental.
- Hasta cumplimiento legal o solicitud válida de supresión.
13. Uso del portal por menores
- Autorización verificable de padres o tutores.
- Interés superior del menor.
- Finalidades estrictamente necesarias.
14. Derechos de Autor
Los contenidos del portal son propiedad de la Gobernación o terceros autorizados. Toda reproducción requiere permiso expreso.
15. Actualización de esta Política
La política podrá ser modificada por cambios normativos, ajustes de seguridad o nuevos servicios digitales.
Fecha de última actualización: 2025
16. Ley aplicable y jurisdicción
Se rige por las leyes de Colombia. Las controversias serán atendidas por jueces administrativos competentes.
